 أساليب إعداد وعرض التقارير

تعد تقنيات إعداد وعرض التقارير ضرورية لتوصيل البيانات والنتائج بطريقة واضحة وموجزة. باستخدام الأساليب الصحيحة، يمكنك مساعدة المديرين والمستثمرين على فهم بياناتك واستخلاص استنتاجات مفيدة.

هناك العديد من أساليب إعداد التقارير والعرض المختلفة المتاحة، ولكل منها نقاط قوتها وضعفها. تتضمن بعض الأساليب الأكثر شيوعًا ما يلي:

· المدرجات التكرارية: الرسوم البيانية هي نوع من أنواع المخططات الشريطية التي تُظهر توزيع البيانات. إنها مفيدة لعرض نطاق القيم في مجموعة بيانات وتحديد أي أنماط أو اتجاهات.

· المخططات الشريطية: المخططات الشريطية هي طريقة بسيطة وفعالة لمقارنة مجموعات مختلفة من البيانات. تُستخدم عادةً لإظهار عدد الملاحظات في كل مجموعة أو لمقارنة قيم المتغيرات المختلفة.

· المخططات الدائرية: المخططات الدائرية هي مخطط دائري مقسم إلى مقاطع، يمثل كل منها نسبة من الكل. إنها مفيدة لعرض الحجم النسبي لأجزاء مختلفة من الكل.

عند اختيار أسلوب إعداد التقارير والعرض، من المهم مراعاة العوامل التالية:

· نوع البيانات التي تقدمها: بعض الأساليب أكثر ملاءمة لأنواع معينة من البيانات من غيرها. على سبيل المثال، تعد الرسوم البيانية خيارًا جيدًا لعرض توزيع البيانات، بينما تعد المخططات الشريطية أفضل لمقارنة مجموعات مختلفة من البيانات.

· الجمهور الذي تقوم بالتقديم إليه: أنت بحاجة إلى تصميم عرضك التقديمي بما يتناسب مع مستوى فهم الجمهور. على سبيل المثال، إذا كنت تقدم العرض إلى جمهور تقني، فقد ترغب في استخدام تقنيات أكثر تعقيدًا، مثل الرسوم البيانية.

· الغرض من عرضك التقديمي: هل تحاول إعلام جمهورك أو إقناعهم أو ترفيههم؟ سيساعدك الغرض من العرض التقديمي على تحديد أفضل طريقة لاستخدامها.

باستخدام البيانات الصحيحة، يمكن للموارد البشرية اتخاذ قرارات توظيف أفضل، وتحسين مشاركة الموظفين، وتعزيز النتيجة النهائية كما ذكرنا سابقا و بالتالي فأن استعمال برامج مثل MS Excel , SPSS و غيرها من برامج الإحصاء و برامج الحسابات تعد دعامة أساسية في اعمال الموارد البشرية حيث يمكن أن تساعد هذه الأدوات متخصصي الموارد البشرية على تتبع البيانات وتحديد الاتجاهات واتخاذ قرارات أكثر استنارة حول مجموعة متنوعة من القضايا المتعلقة بالموارد البشرية ، مثل التوظيف والتعويض والتدريب.

Ø جداول البيانات

تعد جداول البيانات أداة قوية لتنظيم البيانات وتحليلها. يمكن استخدامها لتتبع بيانات الموظفين، مثل الرواتب والمزايا ومراجعات الأداء. يمكن أيضًا استخدام جداول البيانات لإنشاء التقارير والعروض التقديمية التي تلخص بيانات الموارد البشرية.

Ø البرامج الإحصائية

يمكن استخدام البرامج الإحصائية لتحليل البيانات وتحديد الاتجاهات. يمكن استخدام هذه المعلومات لاتخاذ قرارات أفضل حول مجموعة متنوعة من القضايا المتعلقة بالموارد البشرية.

Histogram مدرج تكراري

يظهر توزيعات البيانات الكمية مع نطاقات من البيانات مجمعة في فترات.

Column Chart مخطط عمودي

تُستخدم المخططات العمودية لمقارنة المتغيرات عن طريق رسم البيانات الفئوية. تحتوي المخططات العمودية بشكل عام على فئات على طول المحور الأفقي وأرقام على المحور الرأسي.

Pie Chart مخطط دائري

يوضح كيفية تكوين الفئات لأجزاء من الكل ، حيث تمثل كل قطعة دائرية الحجم النسبي للفئة.

مخطط شريطي Bar Chart

الفئات المدرجة على طول المحور الرأسي ، والأرقام موجودة على المحور الأفقي.

الرسم البياني الخطي Line Graph

تُستخدم لإظهار الاتجاهات أو التقدم على مدار فترة زمنية.

مخطط التشتت Scatter Diagram

يعرض العلاقة بين متغيرين، ويظهر الاتجاهات في توزيع البيانات. يستخدم بشكل متكرر لعرض العلاقة بين درجات اختبار ما قبل التوظيف وبيانات الأداء أثناء العمل.

شكل 1. 15 بعض النماذج للأشكال البياني

بمجرد اختيارك لتقنية إعداد التقارير والعرض، تحتاج إلى التفكير بعناية في كيفية تقديم بياناتك. فيما يلي بعض النصائح لعرض البيانات بشكل فعال:

· استخدم لغة واضحة وموجزة. تجنب المصطلحات والمصطلحات الفنية التي قد لا يفهمها جمهورك.

· استخدم المرئيات للمساعدة في توضيح النقاط الخاصة بك. يمكن أن تساعد العناصر المرئية جمهورك على فهم بياناتك بسرعة وسهولة أكبر.

· استخدم تصميمًا متسقًا طوال العرض التقديمي الخاص بك. سيساعد ذلك جمهورك على متابعة العرض التقديمي الخاص بك وجعله أكثر جاذبية من الناحية المرئية.

· تدرب على عرضك التقديمي قبل أن تقدمه. سيساعدك هذا على الشعور بمزيد من الثقة ويجعل عرضك أكثر صقلًا.